Kanapka może utrudnić rozmowę bardziej niż niewygodne pytanie. Szczególnie jeśli wymaga dwóch rąk, a gość trzyma już filiżankę i próbuje przedstawić się nowej osobie. Na spotkaniu firmowym jedzenie powinno pasować do sytuacji: inaczej wygląda śniadanie zespołu, inaczej lunch między prezentacjami, a jeszcze inaczej wieczorny networking. Zanim wybierzesz konkretne potrawy, ustal, kiedy uczestnicy będą jeść, ile mają czasu i czy przy stole znajdzie się miejsce na talerz.

Najpierw scenariusz wydarzenia, później menu

Oferta cateringu często zaczyna się od efektownych zdjęć. Organizację lepiej rozpocząć od kilku informacji: liczby uczestników, godzin spotkania, długości przerw i sposobu korzystania z posiłków. Znaczenie ma również dostęp do stolików, krzeseł, naczyń oraz zaplecza kuchennego.

Ustal, czy jedzenie stanowi część programu, czy towarzyszy innym aktywnościom. Podczas wspólnego lunchu goście mogą spokojnie skorzystać ze sztućców. Przy stoisku targowym albo w trakcie krótkiej przerwy potrzebują potraw łatwych do wzięcia i zjedzenia.

Przekaż dostawcy rzeczywisty harmonogram. Informacja „spotkanie dla trzydziestu osób” nie wyjaśnia, czy chodzi o godzinne zebranie rano, czy całodniowe warsztaty. Bez tego nawet smaczne menu może pojawić się w niewłaściwej ilości i o niewłaściwej porze.

Poranne spotkanie: śniadanie zamiast samych ciastek

Jeśli wydarzenie zaczyna się wcześnie, część uczestników może przyjechać bez śniadania. Sama kawa i słodki wypiek nie odpowiadają wtedy wszystkim potrzebom. Przygotuj również wytrawne propozycje oraz napoje bez kofeiny.

Na poranny stół pasują niewielkie kanapki, wrapy śniadaniowe, wytrawne muffiny i owoce. Jogurt z dodatkami sprawdzi się tam, gdzie goście mogą usiąść, a organizator zapewnia chłodzenie oraz łyżeczki. Granola w wysokim kubeczku wygląda atrakcyjnie, ale podczas rozmowy na stojąco potrafi wymagać sporo uwagi.

Zadbaj o różnorodność nadzienia. Obok kanapek z serem lub mięsem mogą pojawić się wersje z pastą ze strączków i warzywami. Nie wystarczy jednak zdjąć wędliny z części porcji — roślinna propozycja również powinna tworzyć pełną kompozycję.

Kawę i herbatę udostępnij przed rozpoczęciem części oficjalnej. Kolejka do ekspresu o godzinie pierwszej prezentacji szybko zamienia plan spotkania w luźną sugestię.

Krótka przerwa kawowa potrzebuje prostego poczęstunku

Przy kilkunastominutowej przerwie wybierz produkty, które uczestnicy mogą szybko rozpoznać i nałożyć. Drobne wypieki, małe kanapki, owoce oraz woda zwykle wymagają mniej obsługi niż rozbudowany bufet.

Nie ograniczaj wyboru wyłącznie do słodkości. Wytrawna przekąska daje alternatywę osobom, które nie mają ochoty na kolejne ciastko. Zwróć też uwagę na wielkość porcji: duży kawałek tortu z kremem może bardziej pasować do jubileuszu niż do przerwy między szkoleniami.

Unikaj wypieków obficie obsypanych cukrem pudrem i przekąsek rozpadających się przy pierwszym kęsie. Szczególnie wtedy, gdy uczestnicy jedzą w pobliżu laptopów, materiałów konferencyjnych lub dokumentów.

Przy większej grupie rozważ więcej niż jeden punkt z napojami. Nawet dobrze dobrany poczęstunek nie spełni zadania, jeśli większość przerwy upłynie na oczekiwaniu na gorącą wodę.

Lunch powinien zmieścić się w przerwie

Wydarzenie obejmujące porę obiadową wymaga bardziej sycącego posiłku. Jego forma zależy jednak od dostępnego czasu. Serwowany obiad potrzebuje sprawnej obsługi i miejsc siedzących, natomiast bufet wymaga odpowiedniej przestrzeni oraz płynnego dostępu do potraw.

Praktyczny zestaw lunchowy może obejmować danie mięsne, pełną propozycję roślinną, dodatki skrobiowe i warzywa. Nie mnoż podobnych pozycji. Trzy rodzaje mięsa w ciężkim sosie zapewniają mniej różnorodności niż dwie przemyślane potrawy o odmiennym charakterze.

Wybieraj dania wygodne do porcjowania. Filet bez ości, mięso bez kości, potrawka lub kotlet ze strączków ułatwiają posiłek między kolejnymi punktami programu. Długie nitki makaronu i duże porcje wymagające krojenia bywają mniej praktyczne, szczególnie przy małych stolikach.

Jeżeli przerwa jest krótka, rozważ gotowe zestawy w pudełkach. Ustal jednak sposób ich oznaczenia i rozdania. Poszukiwanie jednej konkretnej diety wśród kilkudziesięciu identycznych opakowań nie powinno stanowić dodatkowej atrakcji szkolenia.

Warsztaty i spotkanie robocze: jedzenie obok pracy

Podczas warsztatów uczestnicy przesuwają materiały, zapisują pomysły i korzystają ze sprzętu. Lepiej wydzielić czas oraz miejsce na posiłek, zamiast ustawiać rozbudowany catering między komputerami.

Jeśli przekąski pozostają dostępne w trakcie pracy, wybierz niewielkie porcje bez nadmiaru sosu. Zadbaj o serwetki, naczynia i łatwo dostępne kosze. Napoje ustaw tak, żeby przypadkowy ruch nie kończył się zalaniem dokumentów.

Unikaj potraw o bardzo intensywnym zapachu, zwłaszcza w niewielkim pomieszczeniu. Cebula, ryby czy duża ilość czosnku mogą smakować dobrze, lecz nie każdy uczestnik chce spędzić z ich aromatem następne dwie godziny.

Przy kameralnym spotkaniu roboczym prostota działa na korzyść organizatora. Kilka opisanych półmisków jest wygodniejszych niż menu wymagające długiego objaśniania każdego składnika.

Wieczorny networking: porcje do zjedzenia na stojąco

Podczas networkingu jedzenie towarzyszy rozmowom i przemieszczaniu się między grupami. Wybierz przekąski możliwe do zjedzenia w jednym lub dwóch kęsach, bez krojenia i odkładania kilku elementów.

Sprawdzą się niewielkie tartaletki wytrawne, zwarte roladki z tortilli, małe kanapki oraz porcje pieczonych warzyw podane w wygodnej formie. Sos powinien pozostać na przekąsce, a dekoracja nie może odpadać przy podnoszeniu.

Nie utożsamiaj jednak małego rozmiaru z małą ilością jedzenia. Jeśli wieczorne wydarzenie zastępuje kolację, uczestnicy potrzebują odpowiednio sycącego zestawu. Kilka drobnych przekąsek na osobę może wystarczyć przy krótkim toaście, ale niekoniecznie podczas wielogodzinnego spotkania.

Napoje bezalkoholowe potraktuj jako pełną część oferty. Woda, napary i inne propozycje powinny pozostawać równie łatwo dostępne jak pozostałe napoje.

Diety i alergie ustal przed zamówieniem

Zapytaj uczestników o potrzeby żywieniowe z wyprzedzeniem, najlepiej przy zgłoszeniu udziału. Rozróżnij dietę wegetariańską, wegańską, wykluczenia określonych składników oraz alergie. Te informacje wymagają różnych rozwiązań.

Od dostawcy uzyskaj skład potraw i informacje o alergenach. Przy alergiach potwierdź również możliwości ograniczenia kontaktu z danym składnikiem podczas przygotowania, transportu i podania. Sam opis „bez orzechów” nie wyjaśnia warunków pracy kuchni.

Dania specjalne oznacz czytelnie i ustal sposób ich wydania. Jeśli przygotowano dokładnie kilka porcji dla zgłoszonych osób, nie powinny zniknąć z ogólnego bufetu przed ich przyjściem.

Liczbę porcji powiąż z całym programem

Nie zamawiaj każdej pozycji tak, jakby była jedynym posiłkiem wydarzenia. Śniadanie, dwie przerwy kawowe i lunch składają się na jeden plan, dlatego ilości trzeba rozpatrywać łącznie.

Zapytaj firmę cateringową o wielkość porcji, masę zestawów i liczbę sztuk. Nazwa „patera przekąsek” niewiele mówi o tym, ilu osobom wystarczy. Zdjęcie również nie zastępuje specyfikacji.

Ustal, ilu gości rzeczywiście będzie obecnych podczas poszczególnych posiłków. Część może dołączyć dopiero po południu lub wyjść przed kolacją. Niewielką rezerwę uzgodnij z dostawcą na podstawie charakteru wydarzenia, zamiast automatycznie zwiększać wszystko o kolejne półmiski.

Dostawa i obsługa wpływają na odbiór menu

Przed wydarzeniem potwierdź godzinę dostawy, adres wejścia, dostęp do windy i miejsce rozładunku. Ustal, kto odbierze zamówienie oraz sprawdzi zgodność liczby zestawów i oznaczeń.

Dopytaj o utrzymanie właściwej temperatury potraw, uzupełnianie bufetu i odbiór naczyń. Ciepłe dania potrzebują odpowiedniego wyposażenia, a produkty wymagające chłodzenia nie mogą czekać przez całe spotkanie na przypadkowym stole.

Sprawdź też zakres ceny: transport, obsługę, zastawę, sztućce, serwetki i sprzątanie. Dzięki temu porównasz kompletne oferty, a nie sam koszt jedzenia.

Dobrze dobrany catering nie odciąga uwagi od wydarzenia. Uczestnicy wiedzą, po co sięgnąć, jedzą bez pośpiechu i wracają do rozmów lub pracy. A organizator może skupić się na spotkaniu, zamiast przez pół dnia szukać łyżeczek do deseru.